L’enregistrement des données joue un rôle essentiel afin d’assurer une identification fiable du patient à toutes les étapes de sa prise en charge.

Dans une circulaire du 7 juin 2013, la DGOS édicte et surtout rappelle les règles pour le recueil de l’identité et l’enregistrement de données afin d’éviter les erreurs d’identification qui peuvent « entrainer de lourdes conséquences » mais relèvent pourtant « des risques évitables ».

« Seuls le nom de famille (appelé aussi nom de naissance), le sexe et la date de naissance doivent être retenus au titre des traits stricts; et ce pour le sexe masculin comme féminin », précise ce texte élaboré par la DGOS.

« Les moteurs de recherche doivent systématiquement interroger le nom de naissance, et secondairement les différents noms d’usages du patient, tel que le nom marital, le nom usuel s’ils sont recueillis », ajoute la circulaire.

Actuellement, précise le texte, les systèmes d’identifications au sein des établissements de santé reposent sur des collectes hétérogènes de traits d’identification, en particulier en ce qui concerne le nom du patient, qui peut être son nom de naissance, son nom marital ou son nom d’usage. Or le nom usuel du patient, peut changer, notamment en cas de mariage ou de divorce, favorisant la création de doublons d’identité. Un même patient peut ainsi être identifié deux fois. Une source potentielle d’erreurs.

Le texte recommande en outre l’utilisation exclusive des majuscules et n’autorise que les 26 lettres de l’alphabet et les chiffres de 0 à 9 pour les dossiers anonymes. Elle proscrit de fait les caractères diacritiques, apostrophes, tirets, astérisques (remplacés par un espace) et toute autre forme de ponctuation ainsi que les abréviations. Ces règles de saisie doivent être intégrées dans la charte d’identito-vigilance de l’établissement.

Pour aller plus loin : 

INSTRUCTION N° DGOS/MSIOS/2013/281 du 7 juin 2013 relative à l’utilisation du nom de famille (ou nom de naissance) pour l’identification des patients dans les systèmes d’information des structures de soins

Claire Dubois

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